Como realizar a automatização dos processos internos de uma imobiliária

A tecnologia surgiu como uma maneira de melhorar não só a rotina das pessoas, mas também como uma forma de otimizar os processos dentro das empresas, sendo elas de quaisquer áreas, inclusive de uma imobiliária.

Nesse contexto, surge a automatização dos processos, que envolve a implementação de tecnologias, métodos, ferramentas e procedimentos especializados com o objetivo de aumentar a eficiência do negócio.

Com o crescimento do mundo digital, todos os indivíduos encontraram uma nova forma de socializar, de maneira mais rápida e prática. Tornando-se capazes de se comunicar com outras pessoas de qualquer lugar e a qualquer momento do dia. 

As companhias viram isso como uma oportunidade de aproveitar os mecanismos e automatizar todos os seus processos, tornando-os mais ágeis, práticos, instantâneos. Além de ser essencial para acompanhar o desenvolvimento ao redor do mundo. 

Quando uma empresa não está inserida no mundo digital, fica para trás em relação aos seus concorrentes. 

Por exemplo, um cliente que deseja contratar um escritório de coworking optará por escolher a empresa que tem um perfil na internet. Conseguindo analisar os comentários de consumidores que conheceram o serviço e o que acharam, além de facilitar a comunicação. 

A automatização dos processos

Se refere ao uso de ferramentas tecnológicas para melhorar e aumentar o controle das ações operacionais de um negócio. Por meio da união com as atividades manuais ou as substituindo, sendo mais eficientes. 

Para isso, ela insere a tecnologia fortemente no cotidiano do trabalho. Diminuindo cada vez mais a interferência humana durante a realização dos projetos. Insistindo em processos com otimização de recursos e melhorias por toda a produção. 

Na prática, uma empresa de serviços terceirizados que possui um site para contratação, uma central de atendimento realizada por um programa de computador e uma planilha online compartilhada é capaz de realizar os trabalhos de forma eficiente e rápida.

Como consequência, ela aumenta o seu destaque e a sua relevância no mercado em que está inserida. Melhorando os seus resultados em geral. Visto que o trabalho consegue atingir melhores patamares e agradar mais os clientes que precisam de rapidez. 

O mercado de imóveis

Ao que se refere ao mercado imobiliário, não pode ser diferente. A tecnologia surge como uma forma de beneficiar os seus processos de trabalho internos para aumentar os seus resultados. 

É um ponto extremamente importante, uma vez que existe uma alta competitividade e uma alta existência de detalhes e burocracias. Exigindo que os atuantes consigam sucesso através de um trabalho consciente e com gestão estratégica. 

Dessa forma, se todas essas atividades fossem realizadas manualmente, haveria uma dificuldade e demora muito maiores. exigindo a implementação da tecnologia como forma de garantir um trabalho com maior eficácia. 

Na prática, uma gráfica que cria folders empresariais e define o design, as cores e o layout através de funções automatizadas do computador consegue realizar tudo mais rápido, além de ter um controle maior sobre o que precisa fazer. 

O mesmo ocorre no trabalho das imobiliárias. Com toda essa análise, torna-se perceptível o quão essa inovação pode ser benéfica para o cotidiano dos corretores. Sendo um diferencial competitivo em meio a tantas oportunidades de negócios. 

Como aplicar essa estratégia de automatização dos processos?

Mesmo sabendo da importância da automatização dos processos, é imprescindível saber como ela deve ser aplicada em uma empresa imobiliária para que ela consiga disponibilizar as suas vantagens e garantir uma melhora. Portanto, algumas dicas para isso são:

• Realizar um mapeamento de toda a companhia;
• Encontrar formas de desenvolver processos mais eficientes;
• Criar um cronograma;
• Usar um bom software de gestão;
• Prestar atenção às inovações do mercado;
• Realizar um acompanhamento constante dos resultados.

É necessário realizar treinamentos constantes com os funcionários da equipe. Mantê-los informados de todas as estratégias, para que eles estejam capacitados para as transformações vindas com a automação. 

Dessa forma, fica muito mais fácil para a imobiliária fazer valer a pena todo o investimento que for colocado para o seu desenvolvimento. 

Vantagens da automatização dos processos para as imobiliárias

Os benefícios da automatização dos processos dentro de uma imobiliária não se restringem apenas ao que foi falado anteriormente, elas podem englobar diversos outros setores, como vamos analisar a seguir:

1 – Diminuição da taxa de erro

Quando as atividades são realizadas por trabalho humano, existe o risco de erros. Ao ter o trabalho automatizado, há uma diminuição na taxa de erro, uma vez que o computador segue os padrões. 

Isso porque há uma organização e controle de documentos e etapas a serem realizadas, fazendo com que ele siga determinado direcionamento. Como enviar mensagem para X clientes oferecendo a visita a um novo apartamento, sem ter o risco de enviar errado. 

Ter menos erros durante a produção é essencial, pois a sua existência pode prejudicar a fluidez da realização das atividades, uma vez que ele terá que ser refeito. O que resulta na diminuição da produtividade e leva mais tempo com ações que poderiam ser evitadas.

2 – Redução dos gastos

Pelo fato de diminuir os gastos de tempo, dinheiro, recursos e esforços, devido a diminuição de erros e agilização dos processos. Sendo uma vantagem que qualquer empresa deseja. 

Um exemplo prático é a tecnologia capaz de organizar os dados dos imóveis, compatibilizando-os com os desejos de cada cliente. Diminuindo o número de visitas a diferentes unidades e diminuindo os gastos com esse processo geral. 

3 – Facilidade na gestão dos imóveis

Ter um software pronto para uso em uma imobiliária garante que a busca por imóveis, através de categorias, status, códigos de cadastramento ou qualquer outra forma disponível para organizá-los.

Com isso, torna-se muito mais simples encontrar os imóveis. Seguindo de acordo com os gostos do contratante e fornecendo uma grande quantidade de informações essenciais para promover um trabalho completo. 

Por exemplo, uma empresa de locação de espaço comercial que disponibilizar para os seus clientes através do site uma pesquisa personalizada, seguindo uma segmentação, terá um crescimento no consumo, afinal, a facilidade para o cliente é o principal.

Isso também acontece para o mercado imobiliário, uma vez que o comprador procura uma empresa para facilitar a sua experiência. 

Quando ele encontra uma que é capaz de garantir qualidade e rapidez, ela será a escolhida. Sendo ela a que tiver tecnologia implementada.

4 – Melhora do relacionamento com o cliente

A tecnologia surge como um mecanismo capaz de manter as informações dos clientes atualizadas e fáceis de localizar. Tornando então o atendimento mais eficaz, estruturado e objetivo. 

Dessa maneira, entregar um trabalho com qualidade e que agrade o cliente, sem dificultar a sua experiência, é essencial. Transforma em um cliente fiel e fortalece o vínculo com o corretor, aumentando as chances de compra. 

Assim, uma empresa de transportes que se comunica com o cliente por mensagens instantâneas, respondendo rapidamente e tendo suas informações guardadas, permite que o atendimento seja mais rápido e não uma ação ruim na visão do cliente.

O que é muito importante, uma vez que um cliente satisfeito recomenda o serviço para a sua rede de contatos, aumentando o alcance da marca e se tornando um promotor dela, essencial para a atração de novos clientes e ações de retargeting. 

5 – A equipe aumenta a produtividade

Ter que realizar tarefas manuais ou muito burocráticas, como mandar lembretes sobre um evento ou para pagamento. Além de demorar muito tempo para cumprir determinado trabalho, diminui a motivação e empolgação dos funcionários. 

Com a tecnologia, em que atividades são realizadas com maior agilidade, os colaboradores sentem maior desejo de concluir suas atividades. O que aumenta consideravelmente a sua produtividade, além da eficiência do que é feito. 

Por exemplo, uma empresa de escritórios virtuais que consegue fazer com que os colaboradores realizem as principais funções ao invés de gastar tempo cumprindo tarefas que podem ser feitas por computador, há um aumento da quantidade de itens finalizados.

6 – Melhora na coleta de dados

Para as imobiliárias, é essencial coletar dados, tanto dos clientes, quanto dos imóveis disponíveis para venda. A automatização dos processos surge como uma oportunidade de facilitar o mecanismo de busca e análise, em um aplicativo.

Dessa forma, aumenta-se a eficiência operacional e a qualidade dos serviços. Uma vez que seguir um padrão estabelecido diminui a possibilidade de erros. 

Além disso, essa coleta diminui as falhas na comunicação. Visto que as informações ficam disponíveis para que todos os colaboradores acessem, sem necessitar de um compartilhamento contínuo dos dados.

Conclusão

A automatização dos processos é uma atividade benéfica para todo tipo de companhia, seja um buffet corporativos ou imobiliárias, garantindo um aumento na produção e na qualidade dos serviços. 

Entretanto, é importante ressaltar que essa estratégia precisa ser realizada com um estudo prévio e um acompanhamento constante dos resultados. Mas seguindo as dicas fornecidas ao longo do texto, a possibilidade de sucesso fica extremamente alcançável.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.